党政办公室
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党政办公室部门简介

    一、主要职责

    1.根据学校领导的要求,负责组织办理或协调与多个部门职责相关的综合性工作

    2.统一安排学校每周或某阶段重要活动、重要会议的日程;

    3.负责组织人员对学校有关问题进行调查研究,为学校领导决策提供初步方案或可行性论证;

    4.负责制订全校性的规章制度,组织各部门制订各方面的规章制度;

    5.协助学校领导组织校长办公会议、党委会议、全校性会议和其他重要活动,并负责做好相关的会务工作;

    6.了解、催办、督办行政各部门对上级和学校领导指示、学校决议的贯彻执行情况和意见,并及时将有关信息反馈给主管领导或有关部门;

    7.负责学校一级的文书、档案和统计工作。审核各处室部以学校名义草拟外发的行政公文,统一对外行文。负责学校印章的使用管理和学校内各单位印章的发放管理,开具行政介绍信、证明。负责管理学校文印室以及收发室的工作;

    8.负责学校的外事工作,做好对外联系,接待外宾来访;

    9.处理学校内外的群众来信、来访;

    10.负责全校车辆的管理工作,保证学校领导用车;加强驾驶员的交通安全教育,健全安全制度;

    11.负责学校信息公开工作;

    12.完成学校领导交办的其他工作任务。    

    二、内设科室

    党政办公室内设五个科室,主要工作职责如下:

    )综合科

    1.收文。国家、省、市各级部门来文的查收、登记、呈批、转办、传阅、保管工作。

    2.发文。请示、报告、函等对外公文及校内规章制度、会议纪要、通知、年度工作计划、工作总结等对内公文的发文工作;其他根据上级文件精神要求报送的材料,校领导相关的讲话稿、主持词等材料的草拟工作。

    3.保密。根据上级保密主管部门的相关文件精神,开展保密宣传、检查、培训、计划、总结等工作;国家、省、市各级部门涉密来文的专门查收、登记、呈批、转办、传阅、保管、销毁等工作;涉密岗位、部位、人员的登记造册及相关管理工作;相关科研、人事等材料的涉密审核工作;其他涉密相关工作。

    4.督办。根据党委会议纪要、校长办公会议纪要、校领导下达部门(院部)的任务及上级相关文件要求,对相关任务、工作进行跟踪督办,确保按时、按要求完成相关工作。

    5.合同管理。根据学校合同管理规定,对合同会签表进行严格审核后用印,并对相关合同正本进行登记、保管、归档。

    6.数据统计。根据省教育厅高教处、规划处的相关文件精神,完成年度数据平台、高基报表的信息采集、审核及报送工作;年度质量报告的起草、报送工作。

    7.信访办理。对上级批转、本校收件的信访件进行登记、呈批、转办、反馈、公示、跟踪等工作。

    8.档案管理。根据学校档案管理规定,对需归档材料进行收集、整理、保管、移交等工作。

    )秘书科   

 1.会务管理。全校性重大活动的会务和服务工作;学术报告厅、第一会议室、C108报告厅的使用审批、安排和协调。

 2.对外接待。上级领导机关和兄弟院校来宾接待。

 3.资产管理。校领导和办公室办公耗材的采购、申领、保管;配合资产后勤处做好校领导、办公室及相关会议室资产的购置、登记造册、日常维护、报增、报废等管理工作;办公室的日常基本报账工作。

 4.印章管理。严格依据学校公章管理规定,做好学校印章、校领导名章、办公室印章使用的审核、登记、用印及保管。

 5.对外联络。负责校领导、办公室的出访联络、行程安排等工作。

    )外事科

    1.贯彻执行国家对外方针政策、涉外法规以及上级外事机关和学校关于外事工作的批示和决定,做好相关事务的协调和处理。

    2.草拟学校外事工作的规章制度和工作规划,组织实施学校的涉外活动,协助有关部门做好与国(境)外教育机构与社团组织的交流与合作。

    3.负责学校教师、学生因公出国(境)访问(培训、留学、任教、学术交流与合作)相关手续的办理;负责校级短期出国(境)访问团组的相关材料审核、手续报批及其他相关工作。

    4.协助组织人事处及用人部门完成外籍文教专家招聘工作;负责办理拟聘用外籍文教专家的有关手续报批以及工作签证、外国专家证和居留证的办理;负责外籍文教专家日常生活管理和服务工作。

    5.负责来访外宾的联络、接待和其他相关工作;协助有关部门做好我校举办国际学术会议的联络、组织、接待及协调工作。

    6.与国外大学、科研机构、社团组织联络,拓展渠道,开展国际交流与合作。

    7.配合国家安全部门做好学校的涉外政治安全工作;配合纪检监察部门做好对出访团组的外事纪律教育和监督,及时向学校和有关部门汇报违反外事纪律的情况。

    )采购办

    1.统筹全校货物、工程与服务招标采购管理与执行工作。

    2.贯彻国家、地方政府招投标与采购的法律法规和方针政策,负责拟订学校有关招投标的规章制度,规范招投标各项活动的办事程序。

    3.组建学校“评标专家库”成员,推荐政府评标专家。

    4.组织公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、政府电子平台采购、询价及网上竞价等招投标活动;负责委托学校招标项目的招标代理和进行相关招标组织等工作。

    5.完成学校交办的其他工作。

    (五)校友会办公室

    1.根据学校工作的整体部署,负责制定校友会办公室年度工作计划并组织实施。
    2.负责建立和健全校友会工作制度,不断完善校友会工作网络。
    3.主动保持与各地校友分会的密切联系,积极做好校友与母校间的联系和交流工作。
    4.负责协助各地校友建立校友分会并指导其开展工作。
    5.负责校友会会刊的编印和对外宣传、交流工作。
    6.负责校友网站和其它校友信息交流平台的建设和维护工作。
    7.负责校友信息数据库的建立和维护工作。
    8.负责协调校内有关单位做好校友回访母校工作。
    9.负责校友基金会的管理工作;负责协调校友捐赠物资的接收和管理工作。
    10.完成学校领导交办的其他工作。


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